Por incrível que pareça algumas empresas, e não pense que são somente aquelas pequenas, não possuem um programa estruturado de integração. Quando falamos em integração, neste texto, deve-se ficar bem claro de que se trata da recepção do novo colaborador à empresa. Ou seja, a integração de novos funcionários, tendo em vista a preocupação com a sua inserção em um novo contexto ou, melhor ainda, auxiliá-lo na descoberta de um mundo desconhecido e sua ambientação nesse novo contexto.
Este mundo está repleto de novas filosofias, culturas, normas, direitos e deveres, portanto, nada melhor do que no primeiro dia ou mesmo até antes do ingresso a empresa realizar um treinamento com todos os futuros colaboradores, treinamento este de fundamental importância para o desenvolvimento do novo funcionário.
O melhor momento de se realizar a integração é o primeiro dia de trabalho, pois, o funcionário já faz parte do quadro. Além disso, a empresa não correrá riscos caso ocorra algum tipo de acidente: quedas, torções, fraturas, cortes ou ainda problemas mais graves.
Manual de integração ou Guia de Boas-Vindas
Muitas organizações optam em realizar esse treinamento durante o processo de admissão, considerando o candidato como visitante. Porém dependendo do ramo de atividade e do grau de risco da empresa, torna-se muito perigoso, propiciando tanto para o futuro funcionário quanto para a empresa vulnerabilidade a acidentes imprevistos. É claro que a chance desses acontecimentos ocorrer é mínima, porém existe.
Como ponto de partida temos a elaboração de um Manual de integração ou Guia de Boas-Vindas. Um livro, uma apostila ou até mesmo um folheto - seu formato irá variar de acordo com a necessidade e a disponibilidade da empresa em confeccionar o material - que trará todas as informações necessárias para minimizar o impacto da descoberta e da inserção em um novo mundo.
O que demanda maior tempo e muita dedicação é a definição de quais assuntos e de que maneira (linguagem) esses serão abordados no manual. Como dica busque dentro da organização os departamentos considerados principais e que possuem maior rotatividade do número de vagas, pois, esses poderão fornecer informações importantíssimas para a confecção do manual.
Já é de conhecimento de todos que devemos disponibilizar no manual a missão, a visão, os valores, o propósito, a história, os produtos, os clientes, enfim toda informação para que se possa conhecer a empresa. Informações do tipo: benefícios, regras de conduta, direitos, deveres e noções de segurança no trabalho também devem constar, para que possamos amenizar e, pensando positivamente, evitar possíveis acidentes no ambiente organizacional.
É valioso também colocar, no manual, mensagens de motivação no final e no início, uma palavra positiva e de boas-vindas do diretor, superintendente, fundador, ou seja, o representante mais significativo da empresa.
Não se deve jamais esquecer de, no momento da entrega do manual, solicitar uma assinatura do treinando (funcionário) para que a empresa possa ter mais uma confirmação da realização da integração e do comprometimento assumido pelo novo funcionário no cumprimento das normas existentes e expostas no manual.
Do ponto de vista jurídico
Se analisarmos juridicamente, a partir do momento em que for concluída a confecção do manual, poderemos incluir uma cláusula no contrato de trabalho do funcionário informando as regras, as normas, os direitos e os deveres o regimento interno ou o Código de Conduta e Ética. Essas informações formam um adendo ao contrato de trabalho, a fim de que seja reconhecido o recibo de entrega do manual, caso futuramente a empresa necessite de provas em uma reclamação trabalhista ou mesmo para exigir determinadas atitudes e posturas dos funcionários.
Mas cuidado para que o treinamento de integração seja realizado no início de suas tarefas, pois, caso aconteça alguns dias após o seu ingresso, o novo funcionário já poderá estar "contaminado" com alguns vícios que a empresa deseja eliminar e, principalmente ter recebido orientações e informações errôneas por parte de outros funcionários que não conhecem o assunto e não passaram por uma integração.
É importantíssimo fazer uma lista de presença dos participantes, bem como realizar uma reintegração com todos os demais colaboradores da empresa. Pode-se chamar também de reciclagem para que todos os funcionários saibam corretamente seus direitos e deveres.
Existem outras inúmeras formas e maneiras de se confeccionar um manual. Cabe a cada gestor de RH, junto com a empresa, definir a melhor alternativa. Na realização da integração existem também variações, que também levar o novo funcionário a conhecer todos os outros departamentos da empresa como, por exemplo, a exibição de um filme institucional, apresentação de modelos para manuseio dos produtos que a empresa trabalha, entre outras.
É fundamental que o novo colaborador participe de um Treinamento de Integração para Novos Colaboradores que faz parte do Onboarding, nele estão a maioria das informações do Manual como também informações sobre o RH e a área de Administração de Pessoal que traz os direitos e deveres além de informações sobre salários, benefícios, marcação do ponto etc.
Vale ressaltar que não existe um modelo único, uma receita para confeccionar um manual, treinamento ou para treinar os funcionários. Há exemplos que necessitam de adaptações de acordo com a cultura de cada empresa. Mas cuidado para que no decorrer dos dias, meses e anos a integração não caia no esquecimento e no descaso de quem irá realizá-la, pois com certeza o treinador, conhece tudo ou quase tudo e quem está ingressando descobrirá um novo mundo.
Com isso, a equipe de Recursos Humanos e a empresa podem demonstrar para todos - inclusive para a sociedade e para o mercado repleto de candidatos qualificados que buscam uma recolocação - a sua preocupação em integrar as pessoas e amenizar o "trauma" do primeiro dia de trabalho.
Em suma todos os envolvidos ganham, pois, funcionários treinados e conscientes produzem com mais qualidade, agilidade e motivação.
5 DICAS - 5 passos essenciais para a integração de novos colaboradores
Depois da etapa de recrutamento e seleção, a fase de integração de novas pessoas colaboradoras é o primeiro contato oficial do profissional com a empresa. Também chamado de onboarding, esse processo é a oportunidade ideal para mostrar os valores e cultura da organização. Confira a seguir como fazer essa integração!
Integração de novos funcionários ou, como também é conhecido, onboarding, é o conjunto de processos e ações para receber funcionários recém-contratados e fazer com que se sintam parte do time de colaboradores da empresa.
Esse tipo de estratégia é fundamental por uma série de razões, como: para a redução do índice de turnover, o aumento da produtividade da equipe e, até mesmo, por contribuir com o aumento dos resultados e a competitividade do negócio em seu mercado de atuação.
Por isso, preparei este conteúdo para que você confira 5 passos essenciais para a integração de novos colaboradores. Continue a leitura do artigo para saber mais detalhes sobre o assunto!
1. Desenvolva uma política de boas-vindas
O primeiro passo para que a integração de novos colaboradores seja bem-sucedida é fornecer aos membros recém-contratados tudo o que eles precisam saber a respeito da empresa logo nas primeiras etapas dessa jornada.
Para isso, o departamento de Recursos Humanos deve elaborar uma espécie de cartilha, ou um guia padronizado, que contenha desde as informações mais básicas acerca do core business da instituição até as medidas necessárias diante dos cenários mais complexos inerentes ao cotidiano laboral.
Nesse documento, deve constar uma mensagem de boas-vindas, para que o novo integrante se sinta bem recebido e que desenvolva um laço de pertencimento ao grupo.
Além disso, é fundamental que haja um resumo da finalidade do manual, ou seja, a mensagem deve ser clara por si só, mas o tema do material deve ficar explícito para que não haja margem para interpretações errôneas.
Também é importante que exista um resumo breve, mas consistente, a respeito da história da organização, pois isso transmite a credibilidade necessária para que o novo funcionário tenha uma dimensão de onde ele está se inserindo profissionalmente.
2. Crie documentos informativos e guias com as rotinas da empresa
Começar a trabalhar em uma nova empresa é muito parecido com o início dos estudos em uma nova escola quando éramos crianças. A princípio, são muitas novidades para se assimilar de uma só vez, como nome de cada colega de equipe, padrões de execução de tarefas, horários de pausas, entre tantas outras questões.
Por isso, é imperativo que se tenha paciência e tolerância com os funcionários durante o processo de integração de novos colaboradores.
Uma ótima maneira de simplificar e agilizar o onboarding, nesse contexto, é fornecer materiais informativos com tudo o que os profissionais precisam saber para que se habituem ao seu novo ambiente de trabalho.
Nesse tipo de documento, devem constar, entre outras informações cruciais, questões e formulários, como:
Contrato de emprego;
Manual do funcionário;
Acordos de confidencialidade;
Formulário de contato de emergência;
Formulário de benefícios;
Agendas para o primeiro dia do novo contratado e como ele deve agir na primeira semana;
Reconhecimento das políticas da organização;
Mapa do escritório;
Organograma;
Mapa dos pontos de acesso locais — restaurantes, cafeterias, pontos de transporte público etc.;
Dados de contato pessoal — e-mail, telefone, nome de usuário no app de mensagens da empresa.
Garanta um processo de integração sem travas para as novas pessoas colaboradoras da sua empresa com esse Checklist que preparamos para você.
3. Aposte em treinamentos
O mercado moderno está mais competitivo do que jamais foi, e isso se deve a uma grande variedade de fatores, em especial, à evolução da transformação digital que a sociedade está passando no decorrer das últimas décadas.
Consequentemente, novas necessidades e demandas surgem à medida que o comportamento de consumo é moldado aos novos padrões.
Dito isso, um dos pontos mais importantes da integração de novos colaboradores é garantir que cada membro que integra o time de profissionais da empresa esteja devidamente treinado e preparado para enfrentar os desafios de um panorama tão complexo como o atual.
Apostar em treinamentos corporativos não deve ser considerado um gasto supérfluo, mas, sim, um investimento no futuro dos negócios. Afinal, a sua empresa deve estar apta a competir no mercado da era da informação digitalizada, e nenhum esforço deve ser poupado para que esse objetivo se torne uma realidade presente.
4. Faça a apresentação da empresa e dos serviços oferecidos por ela
O departamento de Recursos Humanos tem uma série de responsabilidades cruciais que impactam diretamente no desempenho dos negócios.
Portanto, é muito importante que o RH saiba como apresentar as missões e os valores da empresa, de forma que a compreensão por parte dos novos membros seja simplificada ao máximo.
A dica aqui é criar um portfólio ou uma apresentação com uma descrição resumida, porém completa a respeito da empresa. Dessa maneira, os colaboradores recém-contratados terão as suas expectativas alinhadas aos objetivos do negócio, o que é fundamental para o crescimento de ambos.
Lembrando-se de que o RH também pode solicitar ao departamento de vendas que dê uma explicação didática sobre o funcionamento das soluções que o empreendimento oferece ao mercado, de modo que não fique nenhuma dúvida em aberto.
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5. Tenha um descritivo das funções do novo funcionário
Por fim, mas não menos importante, desenvolva um documento que, de maneira simples, didática e intuitiva, informe, aos novos integrantes da equipe, as suas funções dentro da organização.
Nesse kit, devem constar informações abrangentes sobre as funções do cargo, de modo que sirva como um documento de apoio, ou seja, um guia essencial para que os novos funcionários não tenham dificuldades para se adaptarem à nova rotina de trabalho, principalmente na fase inicial de sua jornada dentro da empresa.
Quanto mais transparentes forem as informações, mais fácil será a integração de novos colaboradores, visto que eles se sentirão motivados e produtivos. Afinal, investir nos ativos mais importantes da empresa é uma das melhores maneiras de obter retornos substanciais a curto e médio prazo.
Como você pôde contemplar neste conteúdo, há diversas práticas para que o processo de integração de novos colaboradores seja implementado de maneira eficiente. No entanto, o mais importante é garantir que os membros que passaram a integrar a equipe recentemente sintam que pertencem à equipe e que o seu trabalho tem relevância para o clima organizacional como um todo.
Abraços,
Oscar Gaspari
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