Guia Completo para o Processo de Treinamento

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Introdução

O treinamento é um processo cíclico e contínuo composto por cinco etapas fundamentais que garantem a eficácia no desenvolvimento de competências e habilidades dos colaboradores. As etapas são: Diagnóstico, Desenho, Implementação, Avaliação e Acompanhamento. Cada uma delas desempenha um papel crucial na criação de um programa de treinamento bem-sucedido, alinhado às necessidades da organização e ao desenvolvimento profissional dos funcionários.

Processo de Treinamento

O treinamento é um processo cíclico e contínuo composto de cinco etapas:

1.  Diagnóstico: é o levantamento das necessi­dades de treinamento a serem satisfeitas. Essas necessidades podem ser passadas, presentes ou futuras.

2.  Desenho: é a elaboração do programa de treinamento para atender às necessidades diagnosticadas.

3.   Implementação: é a aplicação e condução do programa de treinamento.

4.  Avaliação: é a verificação dos resultados do treinamento.

5.  Acompanhamento: monitoramento do conhecimento adquirido e sua ação na prática.

1. Diagnóstico das Necessidades de Treinamento

A primeira etapa do processo de treinamento é o diagnóstico das necessidades de treinamento (LNT). Essa fase envolve a identificação das lacunas de habilidades e conhecimentos entre o que os colaboradores sabem e fazem atualmente e o que deveriam saber e fazer.

O objetivo é garantir que o treinamento seja benéfico tanto para os funcionários quanto para a organização e os clientes, evitando desperdícios e assegurando um investimento eficiente em capacitação contínua.

É fundamental realizar levantamentos e pesquisas internas para descobrir essas necessidades, que podem ser passadas, presentes ou futuras.

Essas necessidades nem sempre são muito claras e precisam ser diagnosticadas a partir de certos levantamentos e pesquisas internas capazes de localizá-las e descobri-las. Necessidades de treinamento são as carências de preparo profissional das pessoas, ou seja, a diferença entre o que uma pes­soa deveria saber e fazer e aquilo que ela realmente sabe e faz. Significam um descompasso entre o que deveria ser e o que realmente é.

Uma necessidade de treinamento é uma área de informação ou de habilidades que um indiví­duo ou grupo precisa desenvolver para melho­rar ou aumentar a sua eficiência, eficácia e produtividade no trabalho.

Na medida em que o treinamento focaliza essas necessidades e carências e as elimina, ele se torna benéfico para os funcionários, para a organização e sobretudo para o cliente. Caso contrário, representará um desperdício ou simples perda de tempo.

O treinamento das pessoas na organização deve ser uma atividade contínua, constante e ininterrupta. Mesmo quando as pessoas apre­sentam excelente desempenho, alguma orientação e melhoria das habilidades sempre deve ser introduzida ou incentivada. A base principal para os programas de melhoria contínua é a constante capacitação das pessoas para pata­mares cada vez mais elevados de desempenho. E o treinamento funciona como o principal ca­talisador dessa mudança.

As necessidades de treinamento se refe­rem a carências no desempenho atual e passado e à possibilidade de alcançar o novo patamar de desempenho futuro que se pretende alcançar.

2. Desenho do Programa de Treinamento

O desenho do programa de treinamento é a segunda etapa do processo. Após identificar as necessidades, é necessário planejar as ações de treinamento de forma integrada e coesa. Essa fase inclui definir quem deve ser treinado, como, em que, por quem, onde e quando, visando atingir os objetivos estratégicos da organização.

Programas personalizados, alinhados às necessidades específicas da organização, são preferíveis a pacotes de treinamento prontos. A programação deve ser pragmática, conciliando investimento com retorno e focando em resultados mensuráveis.

Programar o treina­mento significa definir seis ingredientes bási­cos: quem deve ser treinado, como deve ser trei­nado, em que, por quem, onde e quando, a fim de atingir os objetivos do treinamento.

O programa de treinamento deve estar as­sociado às necessidades estratégicas da organização. Comprar pacotes de treinamento, isto é, programas já prontos e vendidos como produtos enlatados e fechados nem sempre soluciona as necessidades da organização. É preciso ava­liar as necessidades da organização e das pessoas e estabelecer critérios precisos para estabelecer o nível de desempenho almejado. Além disso, a organização precisa estar disposta a dar espaço e oferecer oportunidades para que as pessoas possam aplicar as novas competências e conhecimentos adquiridos no treinamento. Para evitar desperdícios e garantir o retorno de­sejado do investimento, o pragmatismo é im­prescindível na programação do treinamento. A maneira de conciliar o investimento com o re­torno é o chamado treinamento voltado para re­sultados, por mais difícil que seja defini-los e aferi-los. Estabelecer resultados para o treina­mento e compará-los posteriormente é indispensável.

A Cornell University fez uma pesquisa em 30 grandes empresas americanas e verificou, que elas utilizam seis tipos de educação e trei­namento para os seus funcionários, a saber:

1.  Compartilhamento de informação sobre o negócio da empresa com os funcionários

2. Habilidades de comportamento interpessoais, incluindo desenvolvimento de equipe, dinâmica de grupo e solução de problemas.

3. Princípios e técnicas de qualidade total para obter o alinhamento da visão dos funcionários com a visão da direção.

4. Treinamento em habilidades técnicas relacionadas com o trabalho.

5. Treinamento cruzado em habilidades para o trabalho relacionadas com o desempenho atual.

6. Controle estatístico do processo (CEP).

3. Implementação do Programa de Treinamento

A terceira etapa é a implementação do programa de treinamento. Existem várias técnicas para transmitir informações e desenvolver habilidades. As principais técnicas incluem:

• Leituras: Método comum para transmitir informações, embora limitado na promoção de mudanças atitudinais ou comportamentais.

• Instrução Programada: Técnica sem a intervenção de um instrutor, permitindo aprendizado individualizado e imediato.

• Treinamento no Cargo: Envolve condução, rotação de cargos e atribuição de projetos especiais para desenvolver habilidades diretamente relacionadas ao trabalho.

• Técnicas de Classe: Utiliza salas de aula e instrutores para desenvolver habilidades técnicas e interpessoais, promovendo interação e discussão.

A condução, implementação e aplicação do programa de treinamento é a terceira etapa do processo. Há uma sofisticada tecnologia de trei­namento. Existem várias técnicas para transmi­tir as informações necessárias e desenvolver as habilidades requeridas no programa de treina­mento. As duas principais técnicas para trans­mitir e disseminar informação são:

1. Leituras. A técnica mais utilizada para trans­mitir informação em programas de treinamento é a leitura. A leitura é um meio de co­municação que envolve uma situação de mão única na qual um instrutor apresenta verbalmente informação a um grupo de ou­vintes. O instrutor apresenta a informação nesta situação de treinamento, enquanto os treinandos participam ouvindo e não falan­do. Uma vantagem da leitura é que o instru­tor expõe aos treinandos uma quantidade máxima de informação dentro de um deter­minado período. A leitura, toda­via, apresenta desvantagens.

Por ser um meio de mão-única, os treinandos adotam uma postura passiva. Pouca ou nenhuma oportunidade existe para esclarecer dúvi­das ou significados ou verificar se os trei­nandos compreenderam o material de leitu­ra. Há pouca ou nenhuma oportunidade para prática, reforço, retroação ou conhecimento dos resultados. O ideal seria tornar o material mais significativo ou intrinsecamente motivacional para os treinandos. Essas limitações fazem com que a leitura te­nha pouco valor para promover mudanças atitudinais ou comportamentais.

2. Instrução programada. É uma técnica utilizada para transmitir informação em programas de treinamento. A aprendizagem programada é uma técnica para instrução sem a presença ou intervenção de um instrutor humano. Pequenas partes da informação que requeiram respostas relacionadas são apresentadas individualmente aos treinandos. Esses podem determinar suas respostas, saber se compreenderam a informação obtida, os tipos de respostas solicitados aos treinando variam conforme a situação, mas geralmente são de múltipla escolha, verdadeiro e falso, etc. Tal como o método de leitura, a aprendizagem programada tem vantagens e vantagens. Uma das vantagens é que pode ser computadorizada e os treinandos aprendem em suas próprias casas, sabendo imediatamente se estão certos ou errados participando ativamente do processo, a principal desvantagem é que não apresenta as respostas ao treinando. As técnicas para desenvolver habilidades em programas de treinamento são divididas em duas categorias: treinamento no cargo e treinamento em classe.

3. Treinamento no cargo. É uma técnica de treinamento que ministra informação, conhecimento e experiência relacionados ao cargo. Pode incluir condução, rotação de cargos e atribuição de projetos especiais. A condução representa uma apreciação crítica a respeito de como a pessoa está desempenhando o seu cargo. A rotação de cargos envolve a movimentação de uma pessoa de um cargo para outro a fim a ter melhor compreensão da organização como um todo. A atribuição de projetos especiais significa entregar uma tarefa específica para que a pessoa aproveite sua própria experiência determinada atividade.

4. Técnicas de classe. As técnicas de classe utilizam a sala de aula e instrutor para a desenvolver habilidades, conhecimentos e experiências relacionados com o cargo. As habilidades podem variar desde habilidades técnicas (como programação em computador) a habilidades interpessoais (como liderança ou trabalho grupo). As técnicas de classe podem desenvolver habilidades sociais e incluir atividades como dramatização (role playing) e jogos de negócios (business games). O formato mais comum de jogos administrativos é o de pequenos grupos de treinandos para tomar e avaliar decisões administrativas. O formato de dramatização envolve atuação como determinado persona­gem ou na solução de problemas orientados para pessoas e que precisam ser resolvidos den­tro da organização. As técnicas de classe encorajam a interação e provocam um ambiente de discussão, o que não ocorre com os modelos de mão única, como a situação de leitura. Elas de­senvolvem um clima no qual treinandos apren­dem o novo comportamento desempenhando as atividades, atuando como pessoas ou equipes, atuando com a informação, e facilitam a aprendizagem através do conhecimento e experiência relacionados com o cargo, através de sua aplicação prática. As diferenças entre o papel instrucional usado na disseminação da in­formação e o utilizado no desenvolvimento de habilidades são muito grandes.

4. Avaliação do Programa de Treinamento

A avaliação do programa de treinamento é a quarta etapa e final, crucial para verificar a eficácia do treinamento. Deve-se avaliar se o programa atendeu às necessidades diagnosticadas e gerou retorno sobre o investimento.

Perguntas sobre a eliminação de rejeições, melhoria da produtividade e satisfação dos funcionários ajudam a determinar o sucesso do programa. A avaliação pode ser feita em quatro níveis: organizacional, recursos humanos, cargos e treinamento.

Como os programas de treinamento representam um investimento em custo — os custos incluem materiais, tempo do instrutor, perdas de produção enquanto os indivíduos estão sendo treinados e por isso estão afastados dos seus cargos — requer-se um retorno razoável desse investimento. Basicamente, deve-se avaliar se o programa de treinamento atende às necessidades para as quais foi desenhado. Respostas às questões abaixo podem ajudar a determinar a eficácia do programa de treinamen­to. As rejeições e refugos foram eliminados? As barreiras foram removidas? Os custos de trabalho por unidade diminuíram? As pessoas se tornaram mais produtivas e felizes? A organização alcançou seus objetivos estratégicos e táticos? Se a resposta às questões acima foi positiva, o programa de treinamento foi bem-sucedido. Se for negativa, o programa de treinamento não atingiu seus objetivos e o seu esforço foi inválido e sem efeito.

1) Alguns dados podem servir como elemen­tos de avaliação dos resultados do treinamento:

2) Avaliação dos resultados do treinamento

5. Acompanhamento

O acompanhamento é a etapa final do processo de treinamento, responsável por monitorar o conhecimento adquirido e sua aplicação prática. Consiste em ações contínuas para garantir o alcance dos resultados desejados, utilizando indicadores de treinamento que mensuram a qualidade e eficácia das capacitações.

De uma forma geral o processo do Programa de T&D segue da seguinte forma:

Como obter o máximo dos programas treinamento

1. O apoio e comprometimento da cúpula é in­dispensável, tal como ocorre nos programas de qualidade total.

2. O envolvimento da alta direção significa que o programa é sério. Enquanto estiver somente nas mãos da gerência intermediária o progra­ma pode ficar derrapando.

3. O importante é relacionar a programação de treinamento com os objetivos estratégicos do negócio. Exemplo: se o objetivo é encantar o cliente, o primeiro passo é preparar os funcionários no atendimento ao cliente, na excelên­cia do comportamento, na qualidade dos pro­dutos e serviços, na preocupação em servir e agradar e, sobretudo, preparar toda a organi­zação para que isto realmente aconteça.

4. A empresa deve criar um clima interno favorá­vel ao treinamento e à capacitação das pessoas, em que novas habilidades sejam incentiva­das, a criatividade e a inovação sejam privile­giadas e os novos conhecimentos valorizados. O ideal seria uma cultura organizacional que valorize e realce o treinamento e que propor­cione oportunidades de colocar em prática novos conhecimentos e novas soluções. Mais: uma empresa que sempre cobre novos conhe­cimentos, novas posturas e novas soluções das pessoas.

Conclusão

O treinamento não é apenas uma questão de realizar cursos e fornecer informações. Ele é um processo contínuo de desenvolvimento de competências que visa atingir os níveis de desempenho desejados pela organização. Uma cultura interna favorável ao aprendizado e comprometida com as mudanças é essencial para o sucesso dos programas de treinamento. Com uma abordagem estruturada e focada em resultados, o treinamento enriquece o patrimônio humano das organizações, tornando-as mais competitivas e eficazes.

Estou a disposição para conversarmos sobre outros detalhes,

Abraços,

Oscar Gaspari

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